لم يعد تطبيق الفاتورة الإلكترونية مجرد طريقة جديدة لإرسال الفواتير مع تطور بيئة العمل؛ بل لقد غيّر الطريقة التي تدير بها المؤسسات أموالها. حيث يساعد نظام الفاتورة الإلكترونية فرق المالية والمحاسبة في العديد من جوانب عملهم، بدءًا من الرؤية الواضحة وصولاً إلى العمل عن بعد.
أبرز ميزة لنظام الفاتورة الإلكترونية هي توفير الوقت والمال. بالإضافة إلى ذلك، تساعد المدفوعات الإلكترونية على الموردين وإدارة المالية والمحاسبة.
ما هي الفوترة الإلكترونية؟
فاتورة إلكترونية هي عملية إرسال واستلام الفواتير بصيغة إلكترونية. ويتعلق الأمر بتبادل بيانات الفاتورة رقمياً بتنسيق موحد، وبالتالي لا توجد حاجة إلى فواتير ورقية.
يجعل نظام الفاتورة الإلكترونية إنشاء وإدارة الفواتير أسهل حيث يمكن للشركات إنشاء وإرسال الفواتير إلكترونياً. وغالبًا ما تستخدم برامج المحاسبة أو منصات الفوترة الإلكترونية.
يمكن أن تختلف قواعد الفاتورة الإلكترونية حسب البلد أو المنطقة. يجب على الشركات معرفة ما هو مطلوب في منطقتها عند استخدام نظام الفاتورة الإلكترونية.
Read This: تحديد الطريقة الصحيحة للحصول على الدفع كمستقل في الإمارات
كيف يمكن أن تستفيد شركتك من الفوترة الإلكترونية؟
رغم أن هناك العديد من فوائد الفوترة الإلكترونية، إلا أن هنا بعض منها:
- تقليل الاعتماد على الورق:
عند التحول إلى الفوترة الإلكترونية، فإنك تساهم في مساعدة الكوكب. وذلك لأنك ستنشئ بصمة كربونية أقل للمساعدة في جعل الكوكب أفضل.
ربما قد رأيت مبادرات إلكترونية أخرى في نطاق عملك. يستخدم العاملون في المالية والمحاسبة المزيد من الورق. كل هذا يمكن أن يؤدي إلى عدد أقل من الأشجار. مع وجود عدد أقل من الأشجار والمزيد من نفايات الورق، تزيد الشركات من انبعاثات الكربون.
هنا حيث تقوم الفورة الإلكترونية بنقل الفواتير بدون ورق عبر النظام، مما يقلل من استخدام الورق وفي بعض الأحيان يلغيها تمامًا.
- تحسين الإنتاجية:
عملية معالجة الفواتير يدويًا بطيئة. مع الفوترة الإلكترونية، يقوم النظام بتنبيه المدراء المعنيين فور استلام فاتورة إلكترونية. يتيح لهم هذا معرفة أن الفاتورة جاهزة للمراجعة والموافقة عليها. تحتوي الفواتير الإلكترونية بالفعل على المستندات الصحيحة للموافقة السريعة.
كم مرة رأيت أخطاء إدخال البيانات؟ هذه الأخطاء شائعة في معالجة الفواتير يدويًا. مع الفوترة الإلكترونية، يتم القضاء على هذه الأخطاء تقريبًا، وذلك بفضل الأتمتة. باستخدام التعلم الآلي، لا تحتاج إلى التعامل اليدوي الا في بعض الاستثناءات.
- حفظ السجلات الرقمية:
تخيل هذا: يصل إليك طلب تدقيق حسابات. هل ستتمكن من العثور على جميع المستندات ذات الصلة واستخراجها بسرعة؟ يمكنك بالتأكيد القيام بذلك عندما يكون لديك الأرشيف الإلكتروني جاهزًا! عند معالجة فواتيرك إلكترونيًا من خلال تطبيق آلي، يتم تخزين البيانات في الأرشيف الإلكتروني. هذه طريقة رائعة للحفاظ على بياناتك آمنة ومنظمة! إليك كيف يمكن للأرشيف الإلكتروني مساعدة عملك:
- خفض النفقات ومساحة التخزين.
- تقليل احتمالية حدوث الاحتيال أو المراجعة المفاجئة.
- توحيد جميع معلومات الفواتير في موقع واحد.
- ضمان أمن البيانات، حيث يتم توقيع كل مستند رقميًا وختمه بعلامة زمنية.
- تسهيل البحث السريع واسترجاع المستندات المؤرشفة، مما يضمن الاستعداد للتدقيقات.
- تحسين إدارة التدفق النقدي:
يمكن تسريع عملية الدفع من خلال القضاء على الوقت الذي يُهدر في طباعة الفواتير الورقية وإرسالها بالبريد ومعالجتها. السبب المنطقي وراء ذلك هو: من المؤكد أن يتم استلام الفواتير الإلكترونية بشكل أسرع وإدخالها مباشرة في حلول الحسابات الدائنة لدى العميل، مما يؤدي إلى وقت معالجة أسرع وفرصة أكبر للدفع المبكر. علاوة على ذلك، فإن الانتقال إلى الفواتير الإلكترونية سيسهل بناء علاقات أكثر إيجابية مع العملاء.
إن سهولة معالجة الفواتير الإلكترونية مقارنة بالفواتير الورقية ستشجع العملاء على الدفع في الوقت المحدد. بالإضافة إلى ذلك، يقل احتمال حدوث نزاعات طويلة حول الفواتي، حيث تستخدم معالجة الفواتير الآلية استخراج البيانات التلقائي للحد من حدوث أخطاء الإدخال اليدوي في النهاية. وفي حالة حدوث نزاع، يتم تخزين جميع بيانات الفواتير الإلكترونية اللازمة في مستودع مركزي، مما يساعد على تسهيل استرداد المستندات اللازمة والاتصال لتسهيل الحل.
Read Also: ما هي الاتجاهات التي تشكل صناعة التكنولوجيا المالية في المملكة العربية السعودية؟
يشهد مجال الامتثال الضريبي نشاطًا ملحوظًا في الآونة الأخيرة. تقوم الإدارات الضريبية حول العالم بتنفيذ نهج جديدة للضرائب غير المباشرة، بما في ذلك ضريبة القيمة المضافة والضريبة على السلع والخدمات والرسوم الجمركية والضريبية. علاوة على ذلك، بالنسبة للشركات متعددة الجنسيات التي تعمل عبر الحدود، يمكن أن يصبح تعدد المتطلبات التنظيمية أمراً مرهقاً.
من المهم للغاية أن تكون على علم تام بالالتزامات الضريبية ذات الصلة وأن تتأكد من أن النظام المحاسبي مهيئ بشكل مناسب للتعامل معها بأكثر الطرق امتثالاً.
سيؤدي تنفيذ حل الفوترة الإلكتروني القاد رعلى معالجة متطلبات الامتثال العالميفاتورةة المعقدة إلى تزويد المؤسسة بعملية محاسبية مركزية مبسطة. علاوة على ذلك، يتم تخزين كل فاتورة إلكترونية تلقائيًا، مما يضمن توفرها خلال موسم المراجعة.
تنزيل تطبيق نظام فاتورة الالكترونية لأندرويد
تنزيل تطبيق نظام فاتورة الالكترونية لأي فون (هاتف أبل)
الخاتمة:
إذا كنت مستعدًا لتنفيذ حل للفوترة الإلكترونية، فتعرف على كيفية مساعدة تيم لك. سنساعدك في دراسة كيفية تبسيط عملياتك الحالية، سواء كانت الفوترة أو الطلب أو الدفع عبر الإنترنت؛ نحن على استعداد للإجابة على أسئلتك ومساعدتك في أي عمليات انتقال. يرجى الاتصال بنا إذا كنت بحاجة إلى مزيد من المساعدة في تخطيط خطواتك التالية.
